I Lille Oslo Eiendom beskytter vi dine personopplysninger

GDPR (General Data Protection Regulation) er en forordning fra EU som ble gjeldende i Norge den 25. mai 2018. På denne siden finner du oppdatert informasjon om hvordan vi verner om dine personopplysninger i samsvar med gjeldende lovverk for GDPR.

Våre oppdaterte retningslinjer («personvernerklæring for våre leietakere») gir mer informasjon om:

  • Informasjonen vi samler inn
  • Hvordan vi anvender personopplysninger, hvorfor vi lagrer de og hvorfor vi beholder de

og

  • Hvordan du kan kreve at dine personopplysninger oppdateres, rettes, revideres, slettes og hvem du kan rette en klage til

 

1. Generelt

Her oppgis hvordan Lille Oslo Eiendom AS samler inn, behandler og gir ut dine personopplysninger i forbindelse med at du søker leilighet og eller leier en leilighet av oss. Det beskrives også hva slags rettigheter du har og hvordan du kan gjøre rettighetene gjeldende. Kontakt oss dersom du har noen spørsmål.

2. Ansvarlig for behandling av dine personopplysninger

Lille Oslo Eiendom konsernet er behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger. Organisasjonsnummer 921 633 661, Oscars gate 30, 0352 Oslo.

3. Personopplysninger som behandles

Vi behandler kun dine personopplysninger som er nødvendig for å administrere søknader om leie av bolig. For eksempel kontaktopplysninger, personnummer, referanser, tidligere utleiere, opplysninger om arbeid eller studier, og økonomiske forhold som er relevante for å kontrollere at du som søker oppfyller krav til å leie bolig. Dersom boligene kun leies ut til studenter trenger vi informasjon som bekrefter at du er student under leieperioden.

Videre behandler vi nødvendige opplysninger om leilighetens standard og mangler, samt opplysninger om eventuelle klager og rapporter om brudd på husreglene, leiekontrakten etc.

Dersom du har særskilte personopplysninger, vil vi håndtere disse opplysningene i samsvar med særskilte rutiner.

Dersom du er registret som kontaktperson for en leietaker, behandler vi personopplysninger som er nødvendig for å administrere leieforholdet til personen du er kontaktperson til.

4. Grunnlag for behandling av personopplysninger

Når du søker om å leie bolig behandler vi dine personopplysninger med det formål å formidle leiligheter i vår utleievirksomhet.

Når du har blitt en leietaker av oss behandler vi dine personopplysninger for å kunne utføre våre plikter og arbeid som utleier, og for å ivareta våre plikter i henhold til leiekontrakten og lovgivningen. Samt å kunne drifte og forvalte boligene og utleievirksomheten. Dine personopplysninger behandles også får å ivareta våre plikter i forbindelse med bokføring og skatt og annen lovgivning.

Personopplysninger kan hentes inn fra referanser og tidligere utleiere, offentlig register, revisorer, kommuner og myndigheter, kredittopplysningsforetak.

Ved sensitiv informasjon, for eksempel opplysninger om din helse, utføres alltid en særskilt bedømmelse av om en slik behandling er nødvendig. Vi behandler i utgangspunktet ikke sensitive personopplysninger og slike opplysninger behandles ikke uten at den registrerte samtykker til det.

5. Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger

Vi lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å oppnå formålet med behandlingen som er beskrevet her. Personopplysninger som ikke lenger er aktuelle og nødvendige, slettes fortløpende.

Flere av dine personopplysninger som navn, personnummer, telefonnummer, adresse og e-postadresse lagres under hele leietiden og til alle fordringer er sluttført.

Ordensforstyrrelser eller andre mislighold kan være grunnlag for utkastelse. Slike hendelser/meldinger slettes etter at utkastelsessaken er over. Dersom leietakers handling ikke utgjør et vesentlig kontraktsbrudd, slik at leietaker flytter ut, kan personopplysningene lagres videre. Dette på bakgrunn av gjentakelsesfare, eller andre grunner. Opplysningene lagres ikke lenger enn tidspunktet for når foreldelsesreglene i erstatningsretten og strafferetten utløper.

Informasjon om økonomiske forhold i leieperioden blir lagret i henhold til spesiallovgivningen. (f. eks skatt og bokføring).

6. Sikkerhet

Lille Oslo Eiendom har utviklet rutiner og arbeidsmetoder for behandlingen og håndteringen av dine personopplysninger på en sikker måte. Utgangspunktet er at enhver arbeidstaker som trenger dine personopplysninger for å utføre arbeidsoppgaver har tilgang til dem.

Vi har et sikkerhetssystem som i høy grad beskytter mot inntrenging, ødeleggelse og andre endringer som kan føre til risiko for dine personopplysninger. Vi har lagret dine personopplysninger sikkert og har virusprogram som jevnlig kontrollere og sikrer at personopplysninger ikke kommer på avveie.

7. Hvem deler vi dine personopplysninger med?

Dersom det nødvendig blir dine personopplysninger delt med våre eksterne samarbeidspartnere for eksempel leilighetsformidling, inkasso, vedlikehold av eiendommen, strømleverandør, telekommunikasjon, depositum og leiegaranti, ekstern hjelp ved ordensforstyrrelser/ brudd på husleiekontrakt/ reglement, revisjon, sikkerhet og tilbydere av systemer.

Personopplysningene dine kan også gis til myndigheter eller kommunen ved utredning av innbrudd, melding til sosiale tjenester i forbindelse med forstyrrelser, oppsigelse, tvangsfravikelser, eller i forbindelse med andre forpliktelser vi har til å oppgi opplysninger.

Ved eventuelle salg av eiendommen du leier, eller tidligere har leid, kan vi oppgi relevante opplysninger til eventuelle kjøpere og deres rådgivere i samsvar med lover og avtaler.

8. Hvor behandler vi dine personopplysninger?

Vi behandler dine personopplysninger innenfor EU og EØS.

9. Dine rettigheter

I samsvar med personvernforordningen har du rett til å få tilgang til dine personopplysninger som vi behandler om deg. Dersom våre opplysninger om deg er feilaktige eller ufullstendige kan du kreve at de rettes.

Under visse forutsetninger har du rett til at vi sletter dine personopplysninger. Vi har imidlertid i noen tilfeller rett til å nekte sletting, dette for å ivareta lovpålagte plikter som blant annet bokføring og skatt.

Under noen omstendigheter har du rett til å kreve at behandlingen av personopplysningene dine begrenes til konkrete oppgitte formål. Du har videre rett til å motsette deg behandling av dine personopplysninger basert på en interesseavveining.

Du har rett til datatilgjengelighet. Dette innebærer at du under noen omstendigheter har rett til å få dine personopplysninger i et allment anvendt, maskinlesbart format og strukturert fremsatt til en annen personopplysningsansvarlig. Dersom du har innvendinger mot vår behandling av dine personopplysninger, kan du sende inn klage til Datatilsynet.

10. Endring av vårt system for å behandle dine personopplysninger

Vi kan endre vårt system og fremgangsmåte for å behandle dine personopplysninger. Siste versjon vil alltid ligge tilgjengelig på Lille Oslo Eiendom sin nettside.

11. Kontaktopplysninger

Dersom du har noen spørsmål i forbindelse med våre retningslinjer og behandling av dine personopplysninger, kan du kontakte Line Hestdal på e-postadresse drift@loeiendom.no.